A chi si occupa di project management è richiesto il possesso di molteplici competenze, conoscenze e pratiche che se opportunamente integrate consentono una gestione efficace del progetto, il rispetto dei tempi, dei costi e della qualità, la valorizzazione delle risorse disponibili. Il project management rappresenta un tipo di approccio al lavoro che può essere applicato in progetti tra loro molto diversi, per dimensione, obiettivi o tipologia. E’ una tecnica di gestione particolarmente efficace nel caso di progetti complessi – molte risorse coinvolte, lunghi tempi di esecuzione, complessità tecnica critici – per tempi di consegna, per budget, per qualità articolati – composti da più sottoprogetti che si svolgono in contemporanea e legati gli uni agli altri o con un significativo livello di rischio. L'applicazione delle tecniche di project management consente di individuare, valutare e ridurre al massimo i rischi che sono connaturati allo sviluppo di qualsivoglia progetto, generalmente crescenti al crescere della complessità degli stessi. Il profilo deputato all’applicazione delle tecniche del project management è quello del project manager, che pur non partecipando direttamente alle attività di un progetto, segue ogni fase essendo informato di tutto e concentrandosi esclusivamente su coordinamento e controllo di tutte le componenti progettuali con l'obiettivo di minimizzare la probabilità di insuccesso. Il concetto di base del project management è quello di suddividere un progetto complesso in entità più semplici, quindi più governabili, tenendo bene in evidenza le relazioni tra queste entità. Gli approcci più avanzati al project management prevedono, come prima azione, la definizione di un action plan in cui sono indicate tutte le attività per singola area (tasks), le quali vengono a loro volta raggruppate in macro-attività. A ciascuna attività vengono assegnate le risorse umane e materiali necessarie e attribuiti dei tempi precisi per il loro completamento. Uno degli strumenti più utilizzati del project management è il diagramma di Gantt, che consiste in una rappresentazione grafica a barre che mette in evidenza le interrelazioni tra le diversi elementi del progetto (macro-attività, attività elementari e output) in una scala temporale. Nell’ultimo ventennio il numero degli strumenti di project management introdotti è aumentato sensibilmente, diventando oggetto di un’indagine mondiale a cadenza annuale realizzata in partnership con la società di consulenza Bain & Company. L’indagine dedicata alle pratiche e le tendenze di direzione aziendale è focalizzata sull'uso e l'efficacia degli strumenti manageriali. 'Management tools and trend survey' si basa su 1.221 interviste ad alti dirigenti con responsabilità internazionali operanti in 70 paesi, appartenenti ad aziende di tutti i settori e di tutte le dimensioni. Seguendo l’esempio di questi curatori, per la prima volta quest’anno è stata realizzata un'edizione europea. I 10 strumenti più usati dai manager in tutto il mondo sono risultati lo strategic planning, il customer relationship management, la segmentazione dei clienti, il benchmarking, la proclamazione della mission e della vision, la competenza distintiva, l'outsourcing, il business process reengineering, la tecnica degli scenari, il knowledge management. Dalla ricerca è emerso anche che l'utilizzo degli strumenti varia a seconda delle aree geografiche considerate (vedi tabella). Infine va anche considerato un altro elemento per valutare l'efficacia degli strumenti utilizzati. Spesso questa non dipende dalla “perfezione dello strumento ma dalla capacità di usarlo". La materia del project management è destinata ad essere sottoposta a continue evoluzioni ed aggiornamenti per essere sempre al passo con i tempi. Tra le tendenze recenti che si rilevano in quest'ambito vi è la scomparsa di attrezzi del mestiere legati alla mission e allo studio dei concorrenti, inseriti ormai nei processi aziendali e diventati di dominio comune e l’introduzione di strumenti più al passo con i tempi, quali i corporate blog e i RFID, introdotti per vigilare costantemente su clienti e collaboratori attraverso flussi di comunicazione continui.
