La crisi economica degli ultimi mesi sta accelerando un fenomeno già in atto in alcune grandi imprese, ovvero l’utilizzo di sistemi di conference virtuali.
Presto questi sistemi potrebbero entrare massicciamente nel mondo delle PMI vista l’esigenza di contenimento dei costi, compresi quelli per i viaggi aziendali.
L’interesse per queste soluzioni ha trovato conferma anche nello studio europeo “Face to Phase: The convergence of business travel and virtual meetings” condotto a fine 2008 da Easynet Global Services.
L’80% delle imprese europee è consapevole del peso che le trasferte hanno per le aziende in termini di sia di costi che di tempo: in una trasferta per motivi di lavoro, infatti, il 55% del tempo è mediamente impiegato in attività lavorative, mentre il 45% restante è speso in aeroporto o in albergo tra una riunione e l’altra. Il viaggio business da un lato fa lievitare i costi che le imprese devono sostenere e dall’altro limitano la produttività delle risorse. Dal canto loro i viaggiatori business europei sono scontenti: 1 su 6 del campione dello studio ha dichiarato di essere scontento del tempo perso durante le trasferte per motivi di lavoro. Né si può dimenticare che un viaggio business comporta per i manager:
1. stress soprattutto quando ci si sposta da una nazione all’altra, se non da un continente all’altro, mettendo in pericolo l’equilibrio tra la vita privata e quella lavorativa.
2. attività a forte impatto ambientale: Pietro Scott Jovane della Microsoft Italia sostiene che le videoconferenze possono ridurre le emissioni di anidride carbonica nella misura di 150 kg. per ogni dipendente in azienda.
Se il 60% delle aziende intervistate ritiene che le videoconferenze potrebbero ridurre i costi aziendali
– in media le aziende stimano un risparmio del 30%
– più ottimisti sono i manager in Spagna che prevedono un risparmio del 40%
– 1 manager su 3 in Italia, Spagna, Germania e Svizzera pensa ad una riduzione di almeno di un terzo
– nei Paesi Bassi la metà degli intervistati ritiene che i risparmi potrebbero essere al massimo del 20%. 1 su 5 in Belgio ritiene che l’utilizzo delle videoconferenze non porti alcun risparmio economico.
L’interesse e la domanda da parte delle imprese di soluzioni di videoconferenza, considerato che ormai molte imprese operano su scala globale e necessitano di sistemi avanzati per comunicare riducendo gli sprechi, è quindi un dato di fatto. Come certo è l’incremento della domanda: il gruppo Regus, ad esempio, specializzato nella organizzazione di spazi per conferenze e riunioni, ha registrato un incremento del 40% di videoconferenze tra i suoi clienti (1.000 sedi in 75 Paesi). E migliora l’offerta da parte dei fornitori di soluzioni per videoconferenze.
1. Microsoft Italia, di recente, ha lanciato due nuovi servizi: Round Table che identifica tutte le persone presenti in una riunione e man mano che queste intervengono le inquadra di modo da rendere l’ambiente più vicino possibile alla realtà e Live Meeting che gestisce sia la comunicazione video che la condivisione e la modifica dei documenti.
2. Skype, tra i primi ad offrire servizi di telefonia Voip, stima che circa 3/2 delle piccole e medie imprese europee ormai usa le chiamate in conferenze almeno 1 volta la settimana ed il 60% è propenso ad incrementarne l’uso.
3. Google Voice è il nuovo servizio Google per le videoconferenze, un servizio evoluto che offre anche la possibilità di tradurre la voce in testo, permettendo, a fine riunione, di avere già un report di massima degli argomenti discussi. Con un abbattimento dei tempi ancora maggiore.
Secondo l’indagine “European Videoconferencing Infrastructure Market”, pubblicata dalla società di consulenza Frost & Sullivan, in Europa nel 2007 il mercato delle videoconferenze ha generato profitti pari a 54,9 milioni di dollari; entro il 2010 potrebbe sfiorare i 98,5 milioni. Il mercato italiano dei sistemi di videoconferenza è più arretrato rispetto a quello statunitense e di altri paesi europei come Gran Bretagna, Francia e Germania per almeno tre ragioni:
1. infrastrutturali: spesso mancano le reti che supportino questi sistemi
2. culturali: le videoconferenze richiedono una revisione dell'organizzazione aziendale e una formazione specifica per i dipendenti, restii a rinunciare agli indennizzi per trasferte
3. economiche: l’investimento iniziale per l’acquisto di un sistema di videoconferenza che va da 5.000 ad oltre 50mila euro. Si può risparmiare optando per il noleggio di un servizio che, a fronte di un canone mensile, prevede installazione, formazione, assistenza tramite help desk o telefono, interventi tecnici, ecc.
Ma è bene evitare i facili entusiasmi: secondo un recente studio condotto in Pennsylvania, le videoconferenze possono alterare la percezione della realtà se non si utilizzano sistemi ad alta definizione che restituiscono un’immagine il più fedele possibile a quella reale. Se da un lato le videoconferenze possono andare incontro alle esigenze aziendali, dall’altro è importante che queste non annullino completamente le riunioni tradizionali che pure dovranno essere ripensate in un’ottica moderna. Oggi chi assiste ad una riunione è distratto dai telefonini, dai blackberry.
E’ importante, per giustificare i tempi ed i costi sostenuti per la riunione, stimolare l’attenzione di chi partecipa, ad esempio, utilizzando più schermi o di sistemi touch screen per la condivisione dei documenti.
