E’ causa spesso scatenante di un’emergenza una scorretta gestione delle attività aziendali. Ognuno di noi, infatti, nel proprio ambiente di lavoro, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese svolge una pluralità di attività.
In genere consigliamo sempre, al termine della settimana o al massimo il lunedì mattina, di pianificare le attività di breve periodo cercando di associarne la realizzazione ad un giorno preciso.
Mettendo per iscritto tutto quello che c’è da fare si riesce meglio a valutare l’importanza di ogni singola attività, di capire quali sono da svolgere prima, ovvero quelle che hanno una priorità 1.
Se al contrario il lunedì mattina si giunge in ufficio e si inizia a lavorare in maniera random, operando quindi senza un piano di lavoro preventivamente definito, ma ad esempio sulla base della propria memoria, cresce il rischio di un'attività lavorativa in costante emergenza.
Il consiglio è quindi quello di realizzare dei piani di lavoro settimanali, per singola risorsa e per team di lavoro e/o progetto in corso.
Nel piano di lavoro (visualizza esempio) devono essere riportate tutte le attività da svolgere, il responsabile dell'attività ed il termine per la sua realizzazione. E' bene che vi sia anche una colonna di valutazione dell’avanzamento nella quale indicare eventuali ritardi. Questo approccio al lavoro può aiutare, ad esempio un leader di progetto a verificare come e quanto le proprie risorse lavorano, a valutare la loro capacità di centrare gli obiettivi e di pianificare il proprio lavoro.
Ma è anche utile a valutare, a livello generale, come procede il progetto, ovvero se i tempi indicati ad un cliente per la conclusione delle attività potranno essere rispettati o se vi è un ritardo. Che potrà comunque essere gestito e risolto se ci si accorge per tempo di un avanzamento che non rispetta le previsioni temporali, inserendo, ad esempio, nuove risorse o rivedendo la ripartizione dei carichi e delle responsabilità all'interno del team di lavoro.
