Incentivata da recenti provvedimenti normativi (decreti legge e delibere), la questione della gestione dei documenti in azienda, sia cartacei che elettronici, è oggi spesso al centro di indagini e convegni.
L’importanza strategica del “document management” è riconosciuta ormai a più livelli: dai manager più evoluti come anche da tutti coloro che da queste nuove procedure possono ricavare nuovi interessanti business (es. addetti IT, software house locali, ecc.). A far crescere l’attenzione verso questa nuova importante procedura sono stati senza dubbio due fattori:
1. la crescita della mole di informazioni che un’azienda deve oggi gestire. Le informazioni nella nostra società, definita “della conoscenza”, costituiscono un grande patrimonio e, se ben utilizzate possono diventare un rilevante fattore strategico di competitività per le imprese.
2. L’impatto positivo che potrebbe avere sui costi gestionali: una corretta pianificazione del ciclo di vita dei documenti, dalla nascita fino alla sua archiviazione, passando attraverso le fasi di indicizzazione, recupero e distribuzione a vari livelli aziendali, può consentire un risparmio consistente e, quindi, un vantaggio sempre più strategico.
Il taglio dei costi è la principale motivazione che sta spingendo le imprese ad adottare in azienda moderne procedure di gestione dei dati. Una leva su cui stanno insistendo molto coloro che sul mercato propongono servizi di consulenza manageriale ed informatica per far emergere una domanda che potenzialmente potrebbe esplodere presto, trasformandosi in un business di proporzioni difficili da prevedere. La crescita della domanda è, comunque, considerata da tutti gli operatori solo una questione di tempo. La dematerializzazione è un processo a cui assistiamo quotidianamente, anche se associata ad una certa resistenza diffusa da parte delle imprese, soprattutto PMI. Nonostante l’aumento dei documenti in formato elettronico permane, ancora, una certa diffidenza rispetto al digitale.
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