Una direzione aziendale di tipo moderno non può prescindere anche da una corretta gestione del tempo e delle priorità. Vi sono casi in cui, pur lavorando molto, sembra che il tempo non basti mai. O, al contrario, che il tempo disponibile sia troppo rispetto alle attività da compiere. E’ una situazione tipica che si verifica quando non vi è un’equa distribuzione delle attività lavorative.
L’ideale sarebbe compiere una pianificazione delle attività per singola area aziendale. Magari definendo per ogni attività un responsabile ed un termine per portarla a compimento. In questo modo la scadenza non è qualcosa che viene imposto dall’esterno, ma piuttosto uno dei tasselli presenti in un piano azioni preventivo che settimanalmente viene redatto in azienda. La realizzazione di un elenco di attività aiuta anche a definire la priorità tra le stesse: se, ad esempio, ho la responsabilità di 5 attività e penso di doverle realizzare tutte contemporaneamente avrò l’impressione di non farcela. Se, invece, ogni risorsa coinvolta nei processi aziendali imparasse a guardare le attività una per volta, dalla più urgente alla meno urgente, si riuscirebbe a lavorare meglio, con meno stress e con maggiori probabilità di riuscire a compierle tutte nei tempi previsti.
Va anche precisato che non sempre è possibile rispettare la pianificazione temporale. Questo è però un metodo di lavoro che consente di tenere sotto stretto controllo l’andamento di un progetto o un’attività. Sarà bravura di chi stima i tempi riuscire anche a prevedere gli eventuali imprevisti e far sì che i margini di errore non impattino troppo negativamente sull’andamento dei progetti.
Ecco alcuni consigli per definire correttamente i tempi e le priorità:
– fare un elenco di tutte le attività da compiere nell’arco di una settimana
– mettere in ordine le attività sulla base della priorità
– attribuire ad ogni attività una scadenza
– assegnare ad ogni attività un responsabile.
Per realizzare il piano azioni suggeriamo di creare una griglia che contenga alcune informazioni: attività, ruolo e scadenza. Una volta compilata l’intera griglia, è bene fare un controllo finale per verificare che non vi siano ripartizioni dei carichi di lavoro troppo sbilanciati tra le diverse risorse o che si siano inserite stesse scadenze per diverse attività.
In tal caso è bene:
– ripartire meglio il lavoro tra le risorse per ridurre la possibilità che si accumulino dei ritardi
– ritardare alcune attività che altrimenti rischiano seriamente di essere svolte in ritardo.
Una volta conclusa la settimana, è buona regola verificare i risultati raggiunti, le attività svolte e le scadenze non rispettate. Il controllo finale consente di monitorare l’andamento delle attività, la produttività delle risorse ed affinare la capacità di pianificazione. E’ da valutarsi positiva quella pianificazione che è stata rispettata seppure con qualche ritardo che è da ritenersi abbastanza fisiologico. Laddove però le scadenze non rispettate risultino tante è bene valutare se:
– la pianificazione era incompleta di attività
– i tempi stimati erano in realtà troppo ottimistici
– non tutte le risorse hanno lavorano bene
– c’è stato altro che non ha funzionato come avrebbe dovuto nell’organizzazione del lavoro.
Un esempio a mio avviso molto pertinente di gestione del tempo riguarda l’organizzazione di una riunione. Talvolta si tende a pensare che un incontro aziendale si possa quasi organizzarsi da sé. Questo risulta un approccio errato e porta a notevoli perdite di tempo per le diverse risorse coinvolte. E’ bene che tra i partecipanti ad un meeting sia presente una figura che sia promotore e responsabile degli aspetti organizzativi. Tale persona deve definire gli argomenti, stare attento che questi vengano trattati tutti ed in tempi accettabili. Infine, deve consegnare a tutti i partecipanti una sintesi delle decisioni prese. Spesso, terminato un incontro, infatti, si ha la sensazione di aver discusso di tanti problemi. Non si sa bene quali decisioni sono state prese, mentre alcuni spunti tendono a cadere nel vuoto e a non avere seguito. Basta l’invio di una semplice mail di fine riunione per scongiurare questi pericoli e far sì che il tempo trascorso in riunione venga realmente valorizzato.
