Nel momento in cui parte un nuovo progetto è necessario pianificare le attività da svolgere e, soprattutto, stimare in maniera corretta tempi e costi. La pianificazione confluisce in un documento definito, piano operativo, che rappresenta il principale strumento di pianificazione e controllo di un qualunque progetto.
IL PIANO OPERATIVO DI PROGETTO – Nel piano operativo, redatto prima dell’avvio del progetto, viene definito cosa, quando e chi deve realizzare le singole attività. Non è un documento che resta invariato nel tempo, ma viene sottoposto a continui aggiornamenti in fase di realizzazione del progetto. Esso assolve a due funzioni fondamentali:
1. la pianificazione del progetto prima dell'avvio del progetto
2. il controllo dell’avanzamento durante la sua attuazione.
IL CONTROLLO – Il controllo in fase di attuazione di un progetto ha la funzione di verificare quanto tempi, costi e attività pianificate sono coerenti con la pianificazione iniziale e se i termini e il budget fissati inizialmente potranno essere effettivamente rispettati. La verifica viene effettuata confrontando le stime iniziali con i dati reali. Se esiste uno scostamento sarà necessario risalire alle cause che hanno originato i ritardi che possono derivare da molteplici cause:
– riparare a sottostime di costi e tempi commesse nella fase di pianificazione
– rispondere ad ampliamenti dei confini di progetto proposti in corso d'opera.
– riparare a variazioni della disponibilità di risorse
– altri imprevisti.
Una volta individuato un ritardo, il pianificatore ha il compito di decidere come intervenire sulla programmazione per recuperarlo o semplicemente per adeguare il piano operativo alla nuova situazione che va debitamente comunicata ai responsabili di progetto e condivisa con loro. Il controllo non può prescindere dall’analisi dell'efficienza e dell'efficacia del lavoro svolto. Un’attenzione che potrebbe servire a prevenire scostamenti indesiderati tra l'andamento del progetto e la pianificazione originaria.
COME E QUANDO EFFETTUARE IL CONTROLLO – Le operazioni di controllo, compresa la redazione di report intermedi e finali sui risultati raggiunti, devono essere formalizzate in precise procedure che vanno definite prima dell’avvio del progetto. I criteri di controllo principali da prevedere sono:
– gli standard di prestazione
– il sistema di rilevazione da utilizzare
– la cadenza del monitoraggio periodico
– la frequenza della reportistica
– il ciclo di revisione e approvazione della programmazione
E’ inoltre indispensabile definire il sistema di reperimento dati. E’ possibile che in azienda vi sia un sistema informatico che agevoli il recupero delle informazioni e lo sviluppo delle procedure, ma è anche possibile che sia necessario reperire altri canali di informazioni (il team, i fornitori, i partners, etc.). Un altro criterio su cui è utile soffermarsi nel piano operativo è la definizione della frequenza dei controlli, scegliendo se effettuare le verifiche al raggiungimento dei traguardi intermedi o a cadenza prestabilita.
Tra gli strumenti di monitoraggio che si consiglia di utilizzare vi è il Gannt, che offre una rappresentazione grafica immediata e di facile consultazione per valutare l’avanzamento di un progetto. Si tratta di uno strumento che va ben costruito e costantemente aggiornato, perché aiuti a valutare l’efficienza delle risorse del progetto attraverso un’analisi dei tempi lavorati e delle attività svolte.
Un’ultima considerazione riguarda il ruolo del Pianificatore di Progetto. Implementare un sistema di controllo è fondamentale almeno quanto una buona pianificazione. Deve inoltre saper gestire gli imprevisti e i problemi che possono sorgere in corso di svolgimento di un progetto. Il controllo, quindi, non può limitarsi all’aggiornamento del Gantt, alla redazione di report e alla riprogrammazione delle attività future, ma deve tendere ad anticipare, laddove possibile, i problemi e a introdurre tempestivamente efficaci misure correttive.
