Sebbene l’incremento notevole di informazioni abbia spinto negli ultimi anni ad un incremento della produzione sia di documenti cartacei che di file, sono ancora poche le imprese che hanno introdotto nei loro processi aziendali delle procedure di gestione documentale.
Al momento la gestione documentale tende ad essere percepita più come voce di costo o fastidio che come vero e proprio beneficio. Nonostante cresca, infatti, il bisogno di archiviare e classificare le informazioni, sarà fondamentale per gli operatori del settore individuare le giuste motivazioni per fare veramente leva sui potenziali clienti.
La leva dell’abbattimento dei costi è sicuramente tra le più convincenti per invogliare un imprenditore ad investire in quest’ambito. Ma bisogna anche considerare che è oltre ai benefici è importante proporre agli imprenditori, soprattutto quelli a capo di piccole e medie realtà imprenditoriali, una strategia di passaggio graduale che non comporti investimenti cospicui concentrati in un lasso di tempo molto ristretto.
Sono diverse le società di consulenza informatica che stanno sperimentando questo approccio più morbido, proponendo progetti di progressivo passaggio da una gestione della documentazione cartacea affidata, spesso al caso, ad una standardizzazione dei processi di gestione cartacea prima e digitale poi.
Non sembrano, infatti, dare gli esiti sperati i progetti aziendali che hanno l’ambizione di rivoluzionare i processi di gestione documentale in breve tempo o strategie troppo aggressive che magari richiedono, per essere attuate, di investimenti corposi che quasi mai l’imprenditore è intenzionato a sostenere. Ecco che ai consulenti che sviluppano questi progetti consigliamo di proporre ai loro clienti strategie di medio-lungo periodo che richiedano investimenti modesti e continuativi, magari distinte in almeno due fasi:
Start Up (conoscenza): viene analizzata la gestione dei documenti in azienda e implementato un sistema di gestione documentale che affianchi la gestione cartacea. L’azienda resta ancora saldamente paper-based ma si cominciano a sperimentare i benefici derivanti dalla disponibilità di dati in formato elettronico.
Fase intermedia (sperimentazione): il documento inizia ad essere creato direttamente in formato digitale e trattato ed autorizzato attraverso appositi strumenti software. La carta resta ancora un documento prioritario da firmare. Fase Matura (esperinza): il documento non solo nasce, ma viene anche trattato e firmato in modalità elettronica.
Alla fine di questo processo l’imprenditore potrà capire i vantaggi derivanti da questo tipo di attività e sarà certamente soddisfatto dei benefici che la sua azienda ha ottenuto.
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